電子取引の電子データ保存義務化が始まります

　電子帳簿保存法の改正により今年1月から始まる予定であった電子取引の電子データ保存義務化は2年間猶予され、令和6年1月から開始されます。消費税インボイス制度（令和5年10月）とほぼ同時期に始まりますので、共に準備を始める必要があります。

　まずは自社の電子取引データを把握して、電子データの種類や分量に応じて保存方法や保存場所などを定めましょう。分量によっては証憑保存システムの導入も必要になるでしょう。

○保存すべき電子データとは

　請求書、領収書、契約書や見積書をメールやクラウド等を通じて電子データで送る場合、または受け取った場合には電子データで保存しなければならず、しかも保存要件を満たさなければならなくなります。紙で印刷して保存することが税務上認められなくなるのです。

　例えば下記のような取引すべてが電子データとして対象となります。

①電子メールやクラウドで送付または受領した請求書や領収書など（ＰＤＦファイル等）

②アマゾン、楽天、その他のインターネットショッピングで、メールやＰＤＦファイルで　発行された請求書や領収書、取引明細など

③クレジットカードの利用明細データ、交通系ＩＣカードによる支払データ、スマートフ　ォンアプリによる決済データ（スクリーンショットを含む）など

○どのように保存する必要があるのか

　保存要件のうち重要な点は大きく２つあり、１つは電子データの改ざん防止措置をとることです。タイムスタンプを付けたり、保存や訂正の履歴が残るシステムで保存することが難しければ、「改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る」こととされています。

　もう１つは電子データを「日付、金額、取引先」で検索できるようにすることです。

国税庁のＱ＆Ａによると、特別なソフトを使わずに要件を満たすには、電子データのファイル名を例えば「20221031_㈱ＡＢＣ_110,000」等の名前を付けて保存するか、電子データの索引簿をエクセル等で作成して検索機能を確保すればよいと書かれています。

－経営Quatery 2022/10/17号（204号）より抜粋－